Powell Spencer and Partners

Une nette amélioration de la productivité

Chaque secrétaire peut désormais visualiser la liste de ses dictées au complet ainsi que le niveau de priorité et la durée de chacune d'entre elles. À titre d'exemple, une secrétaire à la transcription peut choisir de travailler sur une dictée courte s'il ne lui reste que 20 minutes avant sa pause-repas. D'un point de vue de productivité globale, le nouveau système fait preuve d'une fiabilité hors pair, comme nous l'explique Diana Du Bruyn, gérante du cabinet : "Nous ne perdons plus de dictées. Je ne reçois plus d'appels urgents de la part des avocats pour que certaines de leurs dictées soient traitées en priorité, puisque que le système gère tous ces paramètres de façon automatique - tout fonctionne à merveille."

Grâce à une qualité acoustique supérieure et à de nouvelles procédures de dictée adoptées par les avocats au sein de la firme, les secrétaires à la transcription peuvent gérer la totalité de la charge de travail. Selon Mme Du Bruyn, "la possibilité de pouvoir gérer nos ressources de secrétariat comme un tout constitue une énorme différence pour notre firme. Auparavant, nous devions engager plusieurs secrétaires intérimaires pour compenser les départs en vacances et autres congés maladie. Nous pouvons désormais gérer tout le travail avec nos seules ressources internes. Cela vaut également pour le département des dommages à la personne, dont le volume de dictée est, de loin, le plus important. Il y a quelques mois, l'une de nos secrétaires a dû s'absenter pour une période de 12 semaines. Grâce à DigiScribe-XL, nous avons pu réacheminer son travail à l'interne tout en gérant de façon efficace la charge de travail additionnelle engendrée par son départ. Non seulement nous n'avons plus besoin d'engager de secrétaires supplémentaires, mais nous sommes également en mesure de confier à nos secrétaires principales des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nous devons ces progrès à la technologie DigiScribe-XL." acquiesce Mme Du Bruyn.

Des utilisateurs convaincus

Le nouveau système a été très bien accepté par les avocats, qui ont pu facilement jauger les bénéfices de la dictée numérique par rapport à son ancêtre analogique, comme nous l'explique l'avocat Graham Brierton : "DigiScribe-XL m'a libéré des contraintes de la dictée sur cassettes tout en me permettant de conserver mes habitudes de dictées et d'accélérer les délais d'exécution de mes rapports. De plus, les fonctions telles que l'ajout ou la modification de dictées existantes ont nettement amélioré mon quotidien. Comment ne pas se laisser convaincre par tant d'atouts?"

Nicola Clark, avocate, ajoute : "Les avocats en général n'aiment pas qu'on leur rajoute des contraintes. Or j'ai trouvé l'utilisation des micros pour PC très intuitive, si bien qu'aucune session de formation ou d'adaptation n'a été requise. Le système DigiScribe-XL s'est avéré très convivial et, depuis son implémentation, il a grandement accéléré le processus de transcription, raccourcissant les délais d'exécution de façon considérable."

Un degré de contrôle accru pour le superviseur

Le pupitre de gestion DigiScribe-XL fournit un contrôle absolu à Diana Du Bruyn sur son environnement de travail et les niveaux de productivité au sein de la firme. "En me permettant de surveiller des données telles que le nombre de dictées, leur durée, les dictées complétées et celles en retard, le système m'a permis d'atteindre un niveau de visibilité hors pair. Je sais exactement ce qui se passe au sein de la firme et je peux même éviter certains problèmes" comme le souligne Mme Du Bruyn à travers l'exemple suivant : Un jour, celle-ci a reçu une plainte concernant la qualité du travail fourni par une des secrétaires à la transcription. "J'ai donc fait mes propres recherches à l'aide des rapports de production de DigiScribe-XL et j'ai découvert que la charge de travail quotidienne de cette secrétaire à la transcription comptait parmi les plus élevées. J'ai pu également vérifier par moi-même les fichiers vocaux en question, ce qui m'a permis de conclure que les problèmes de qualité concernaient les dictées elles-mêmes, et non la transcription." Selon Mme Du Bruyn: "DigiScribe-XL nous permet de voir l'envers de la médaille."

Sur la même longueur d'ondes

"Il est difficile de nommer un seul élément qui manquerait au système. DigiScribe-XL a véritablement surpassé nos attentes. Les seuls ajustements requis concernent notre organisation interne," conclut Mme Du Bruyn. "La dictée numérique est déjà synonyme de retour sur investissement pour notre firme, et nous savons que Crescendo saura nous aider à exploiter cette technologie jusque dans ses moindres ressources. Car, outre la valeur ajoutée inouïe de cette technologie, nous sommes fiers du solide partenariat que nous avons forgé avec Crescendo au cours des derniers mois et nous savons qu'il est là pour durer."