Hôpital général juif
La première solution intégrée de dictée et transcription numérique jamais déployée au Québec
Situé à Montréal (Québec), l'Hôpital général juif - Sir Mortimer B. Davis est un centre universitaire de santé et un important hôpital d'enseignement de l'Université McGill.
En 1996, l'Hôpital général juif de Montréal a décidé de remplacer son vieil équipement de dictée sur cassette qui manquait cruellement de flexibilité. Il constituait même un obstacle à la gestion productive et fiable du processus documentaire, sans parler des coûts de maintenance élevés. En conséquence, l'hôpital a cherché à implanter une solution de dictée numérique pour l'intégralité du site afin de disposer de caractéristiques avancées en termes de gestion des processus, d'améliorer la fiabilité et la rentabilité de la production documentaire.
Poser les bases d'une solution intégrée
C'est ainsi qu'en 1997, le Département des archives médicales et les salles d'opération se sont équipées de DigiScribe et de MedRite DOS de Crescendo : une solution intégrée de dictée numérique et de transcription par téléphone. «Nous souhaitions une véritable solution d'entreprise capable non seulement de nous fournir les fonctions avancées de dictée numérique et de gestion des processus, mais aussi d'offrir des interfaces avec nos autres systèmes logiciels, présents et à venir. Nous souhaitions aussi que le système puisse intégrer d'autres départements au besoin», explique Louise Tanguay, chef des archives médicales.
Faciliter le traitement des dictées
La combinaison des fonctionnalités de la dictée téléphonique et de la lecture des fichiers vocaux donne aux médecins une flexibilité qui n'existait pas à l'époque de la dictée sur cassette. «Les affres des manipulations de cassettes et les pertes de dictée font désormais partie du passé, puisque les médecins peuvent aujourd'hui enregistrer, écouter et modifier leurs dictées depuis n'importe quel téléphone. Cela est sans commune mesure avec le vieil équipement» poursuit madame Tanguay. En 2001, DigiDictate-PC et DigiPlayer-IP ont été déployés dans le Département de radiologie permettant aux radiologues d'enregistrer, d'écouter et de modifier leurs dictées par ordinateur.
Améliorer le processus de transcription
L'intégration de la dictée numérique et de la transcription a permis d'améliorer le processus documentaire de façon significative, grâce à la centralisation de tous les fichiers vocaux et à l'interface HL7 ADT. Celle-ci importe directement les données démographiques au sein du rapport et évite ainsi toute intervention de l'utilisateur. «Notre nouveau système Crescendo nous permet non seulement de réduire le délai de production des rapports, mais nous aide également à diminuer le risque d'erreurs en évitant la saisie manuelle de données : un grand pas en avant en termes de fiabilité.» Les délais d'exécution se sont encore accélérés en 2003 lorsque le Département des archives médicales est passé de MedRite DOS à MedRite-XL, fournissant ainsi aux secrétaires à la transcription un mine d'outils de productivité dans un environnement Microsoft® Word.
Vitesse et sécurité
Quant à la technologie employée pour transférer les fichiers vocaux entre les médecins et les secrétaires à la transcription, le Département des archives médicales a choisi le Réseau Longue Portée de Crescendo. Cette passerelle IP permet aux secrétaires à la transcription d'accéder à leurs données en temps réel pour un traitement immédiat - qu'elles travaillent de l'hôpital ou de chez elles. «En plus d'apporter à l'hôpital davantage de souplesse dans le traitement des données, le RLPC s'est avéré être la passerelle pour la transcription la plus sûre du marché; avec le RLPC, nous savons que nos fichiers vocaux ne sont ni stockés sur un poste local ni dupliqués. Pourquoi devrions-nous confier nos données à des méthodes de transfert aussi périlleuses que le protocole FTP ou la copie de fichiers alors qu'il existe des solutions fiables et éprouvées comme le RLPC ?» s'interroge madame Tanguay.
Mobilité et reconnaissance vocale aux urgences
En 2007, le service des Urgences a mis en place un système de création et gestion documentaire fonctionnant à l'aide d'assistants personnels numériques et de la reconnaissance vocale. Le but : accélérer la livraison de l'information médicale sur les lieux de soins tout en permettant au personnel soignant d'être là où l'on a le plus besoin de lui : au chevet des patients. Une première en Amérique du nord, ce projet fait l'objet d'une étude de cas séparée.
- 637 lits
- Un des trois hôpitaux les plus fréquentés au Québec avec 22000 admissions par an
- 1 000 médecins
- 20 secrétaires à la transcription
- DigiDictate-IP - Dictée PC
- DigiScribe-XL - Dictée par téléphone
- MedRite-IP - Transcription
- Réseau longue portée de Crescendo (RLPC)
- MedRouter
- Interface HL7 démographique
- Interface MDSInter
- Recherche démographique
- Réseau DigiService
- Interface RIS "sur mesure"
