Des Moines Police Department

Des Moines, capitale de l'Iowa

Situé dans le centre de l'Iowa, Des Moines est un lieu stratégique d'activités administratives, économiques et culturelles avec une population avoisinant les 200 000 habitants. Cette ville prospère du Midwest américain est reconnue comme un centre majeur dans le domaine de l'assurance avec près de 60 compagnies d'assurance vie, santé et dommages alors que son réseau piétonnier protégé des intempéries permet de relier commerces, bureaux, restaurants et plusieurs attractions touristiques. Même si la population de sa métropole va bientôt atteindre les 500 000 habitants, des Moines a su conserver l'esprit et l'ambiance d'une petite ville.

La capitale de l'Iowa connaît un faible taux de criminalité, et sa police a adopté avec succès le concept de police de communauté en combinant les ressources des services de police avec celles fournies par les associations de quartier, les agences d'aide sociale et les autres organisations municipales.

Des rapports disponibles plus rapidement

La parole étant le moyen de communication le plus rapide, dicter un rapport sur un système informatisé réduit les tâches administratives et permet aux officiers de passer plus de temps sur leur coeur de métier : l'enquête. Grâce au système de dictée numérique, les officiers en patrouille peuvent établir leurs procès-verbaux et fournir les informations relatives au délit en une fraction du temps que cela leur prenait auparavant. La grande majorité des dictées de la police Des Moines proviennent des enquêtes criminelles et des divisions de police urbaine et trafic de stupéfiants. Puisque l'établissement d'un rapport ne nécessite plus d'être présent au commissariat, les officiers peuvent l'effectuer tout en continuant leur patrouille en ville.

« Nous utilisions déjà un système de dictée depuis plusieurs années, mais ce dernier manquait de fiabilité et, en 2005, nous avons décidé qu'il était temps pour nous de migrer vers un système numérique », explique Robert Carlson. Lorsque DigiScribe-XL de Crescendo a été recommandé au service de police par leur distributeur agrée en Iowa, Wahltek Inc, ils ont trouvé que la solution répondait clairement à toutes leurs exigences et ont décidé de mettre en place ce système riche en fonctionnalités et parfaitement sécuritaire.

Identification électronique

« Lors de la première formation, Crescendo nous a donné des petites fiches avec les instructions de base qui nous ont permis de nous familiariser avec le produit. Nous n'avons pas eu besoin de beaucoup de formation, car c'est un système très facile à utiliser », poursuit Robert Carlson. Pour dicter leurs rapports, les officiers composent simplement un numéro de téléphone et sont immédiatement connectés au système. Une fois qu'ils ont fourni leur numéro d'identification ainsi qu'un numéro d'enquête, ils peuvent commencer à dicter. « Les officiers peuvent non seulement enregistrer leurs rapports, mais aussi s'arrêter à tout instant pour écouter ce qu'ils ont enregistré. Ils peuvent aussi suspendre l'enregistrement pour y revenir ultérieurement. C'est beaucoup plus pratique que de taper ou d'utiliser un système de dictée à cassette », insiste Robert Carlson. Alors que dans d'autres unités de police les officiers utilisant un lecteur enregistreur à cassette doivent physiquement transporter leurs bandes au service de transcription, DigiScribe-XL va immédiatement fournir aux secrétaires à la transcription les dossiers électroniques. De plus, les fichiers vocaux sont conservés à l'abri de tout dédoublement ou suppression malencontreuse et peuvent être ressortis longtemps après avoir été transcrits sur papier ou archivés dans notre base de données.

La police Des Moines emploie trois secrétaires à la transcription qui habituellement tapent le rapport le jour même ou le lendemain en fonction de leur charge de travail et de l'urgence du rapport. Par exemple, les secrétaires vont transcrire et finir un rapport sur un délit majeur tel qu'un homicide avant de commencer à travailler sur un rapport de vol ou d'accident de la route. Une fois que la secrétaire a terminé un rapport, le document final sera archivé dans la section Système informatisé d'information des rapports de police (PRCIS). À partir du numéro d'enquête, chaque rapport sera stocké dans le dossier approprié, et la distribution des rapports au sein du service de police est traitée électroniquement par le PRCIS.

Aussi simple que de décrocher le téléphone

« Nous avons implémenté DigiScribe-XL il y a deux ans et, depuis lors, nous n'avons jamais rencontré le moindre problème à quelque niveau que ce soit. Les officiers sont de plus en plus nombreux à utiliser la dictée téléphonique. Le système est si fiable et si efficace que personne ne conçoit de revenir en arrière au temps de la saisie manuelle ou même de la dictée analogique. » conclut Robert Carlson.