Consolidated Radiology Complex

Porto Rico: contexte socio-économique

Porto Rico est un territoire situé à l'extrême est des Antilles, dans la Mer des Caraïbes. Découverte en 1493 par Christophe Colomb, l'île est devenue un territoire associé aux États-Unis en 1898. Les portoricains ont reçu la nationalité américaine suite à une décision du Congrès datant de 1917. L'île compte aujourd'hui 3,6 millions d'habitants, la majorité étant des citoyens américains.

Les réformes sur la santé de 1993 ont conduit à la privatisation des institutions de santé, le gouvernement finançant un programme d'assurance médicale contracté auprès du secteur privé. Toutes les municipalités ont adopté le plan de réforme de la santé à la fin de l'année 2000, avec 99% des personnes assurées et 1,8 million de participants au Plan d'Assurance Santé du Gouvernement de Porto Rico. Le système de santé compte actuellement 13 hôpitaux publics et 45 hôpitaux privés pour un total de 12000 lits. Des institutions spécialisées comme le CRC, qui dessert les zones sud et nord-est de l'île, assurent également des services aux hôpitaux et aux médecins généralistes.

Les consultations en radiologie sont un outil essentiel pour le diagnostic et le traitement des patients. De nombreux hôpitaux et médecins généralistes dépendent de la livraison rapide de ces résultats afin de poursuivre les soins. Les retards sont souvent dus aux lenteurs administratives, avec des laps de temps assez longs entre le moment ou le radiologue termine sa dictée et celui où le rapport est transcrit par l'équipe de secrétaires. Ces retards sont dus soit à des restrictions budgétaires, soit aux difficultés liées à la pénurie de main d'oeuvre compétente, la situation portoricaine étant assez semblable à celle du continent américain à cet égard.

Identification du potentiel d'amélioration

Le président du CRC, le Dr. Jorge Haddock, a décidé de remédier à ce problème avec la mise en place de la reconnaissance vocale. Objectif: réduire les coûts liés à la transcription des rapports et accroître la productivité des secrétaires en place pour une mise à disposition plus rapide des diagnostics et rapports.

Le CRC utilisait déjà le système de dictée numérique de l'entreprise canadienne Systèmes Crescendo; un système qui, selon Marirosi Martinez, responsable de la transcription au CRC, a soulagé considérablement la charge de travail, sans pour autant pouvoir absorber un nombre de patients en constante augmentation. Le CRC devait donc, soit embaucher davantage de secrétaires, soit tolérer des délais de traitement de rapports plus longs, ou encore sous-traiter le travail à des intervenants externes. « La sous-traitance est une option qui, selon nous, pose trop de problèmes de qualité et de confidentialité, d'où notre refus de nous engager dans cette voie » nous explique Marirosi Martinez.

La reconnaissance vocale représentait une autre possibilité intéressante dans la mesure où elle permet d'automatiser la production des rapports, dont les secrétaires n'ont plus qu'à corriger les brouillons. Marirosi Martinez et son équipe ont décidé, en septembre 2005, à la suite d'une longue période d'évaluation du marché, d'ajouter un module de reconnaissance vocale à leur solution de dictée numérique (Crescendo) existante.

Le module de reconnaissance Crescendo fonctionne avec la technologie Speechmagic de Philips, doté du vocabulaire spécialisé (ConText) de radiologie, fonctionne sous une architecture réseau et peut être intégré aux autres systèmes informatiques médicaux diverses. Le ConText anglais américain a été choisi puisque les six radiologues du CRC dictent leurs rapports en anglais.

Une solution complète

Le CRC a installé plusieurs applications dans le but d'offrir une solution personnalisée de dictée et de transcription. Les radiologues utilisent DigiDictate-IP, une interface qui leur permet de dicter directement sur leur PC en temps réel. DigiDictate-IP fonctionne sur le Réseau longue portée de Crescendo (RLPC), passerelle vers le système central qui permet une gestion des données sécurisée et en temps réel. Une fois la dictée terminée, iRouter l'achemine soit vers le serveur SpeechMagic, soit directement à la secrétaire à la transcription selon les paramètres configurés. « Cette souplesse est primordiale dans le mesure où certains radiologues ne dictent pas régulièrement, SpeechMagic ne pouvant donc s'adapter à leur style de dictée. Leurs dictées sont alors acheminées directement à la secrétaire pour une transcription conventionnelle » explique Marirosi Martinez.

Pour la transcription, les secrétaires utilisent MedRite-XL, une application qui offre de nombreux outils de productivité, tels que des touches de raccourci conçues pour réduire le temps de frappe, ou l'extraction automatique des gabarits prédéfinis. On compte six types d'activités: tomodensitogramme, IRM, rayons X, mammographie, échographie et ostéodensitométrie. Les secrétaires saisissent le code configuré pour chaque activité afin d'extraire le gabarit correspondant. Ce gabarit comprend la typographie, le logo du CRC et les informations relatives au patient. Les secrétaires partagent une seule et même liste de dictées, ce qui leur permet, bien que chacune travaille sur une activité donnée, d'assister leurs collègues en cas de retards, de vacances ou d'absences.

MD Center-XL est une application intégrée qui permet aux radiologues de relire et d'apposer leur signature électronique aux rapports.

Pour enregistrer leurs dictées, les radiologues utilisent le microphone SpeechMike de Philips équipé d'un lecteur de codes-barres. Ils sont ainsi en mesure de récupérer facilement le type de travail et le numéro d'identification du patient en scannant l'étiquette à code-barres générée par la réceptionniste préalablement à la consultation. « Le SpeechMike est facile d'utilisation et plait beaucoup aux médecins, qui étaient à priori réticents au changement, » souligne Marirosi Martinez.

Tout est dans la communication

La gestion du changement représente en fait l'un des facteurs clés de l'implantation de la reconnaissance vocale. Marirosi Martinez affirme que la résistance au changement est un facteur qu'il ne faut pas sous-estimer et demeure convaincue qu'une communication ouverte est primordiale pour réduire les tensions entourant la mise en œuvre d'un nouveau système.

« Bien préparer quiconque sera impliqué dans le processus. Préparez la secrétaire à la transcription en lui communiquant toutes les informations dont vous disposez. Parlez aux médecins, aux administrateurs, et dites-leur de quoi est fait le système » conseille-t-elle. « Et avant toute chose, définissez précisément vos attentes immédiates et futures quant au système lui-même. »

« Crescendo a pris chacune de nos requêtes en compte lors de l'implantation du système, » ce qui a vivement satisfait Marirosi Martinez. « Le service offert par Crescendo est excellent » affirme-t-elle. La distance géographique entre Porto Rico est le Canada, où se trouve le siège de Crescendo, n'a posé aucun problème. Les ingénieurs de Crescendo peuvent se connecter à distance pour administrer le système du CRC. Ils étaient toutefois présents sur les lieux lors de la mise en service du système pour assurer une transition en douceur. « Peut importe votre niveau de préparation, les choses ne se déroulent jamais comme prévu, d'où l'importance de résoudre les problèmes le plus tôt possible. Si vous attendez, vous risquez l'engrenage des problèmes et une explosion des coûts » conseille Marirosi Martinez. Grâce au service rapide et professionnel offert par Crescendo, le CRC dispose désormais d'un excellent système de reconnaissance vocale sur lequel le site peut compter au long terme : « nous travaillons désormais à l'intégration du système de création de rapports avec le Système d'Information Radiologique (RIS), » explique Marirosi Martinez. Les rapports de radiologie seront générés encore plus rapidement puisque les données relatives au patient seront automatiquement importées dans la dictée.

Le CRC est sur la bonne voie et dispose aujourd'hui d'un système de génération de rapports aux normes avec les standards internationaux. Le temps de traitement des rapports a diminué de moitié. Les IRM et les tomodensitogrammes qui génèrent habituellement de longs rapports, sont disponibles en 3 à 5 minutes, au lieu de 10 à 15 minutes auparavant. Le temps d'attente des patients et des médecins traitants s'en trouve réduit, ainsi que les coûts liés à la transcription.